Det finns en uppsjö av lagar och regler som reglerar hur du kan, får och bör använda bolagets pengar. Och tur är väl det, för visst kan det ibland tyckas vara en hårfin gräns mellan vad du kan låta bolaget betala och vad som måste finansieras ur egen ficka?
Sanja Skiljo är COO och redovisningskonsult på den automatiserade bokföringstjänsten Wint och hon har stenkoll på vilka regler som gäller och vad som kan hända om du skulle göra fel.
Var och en betalar för sig
– Bokföringslagen är tydlig med att alla bolagets affärshändelser – såväl intäkter som utgifter – ska bokföras så att det alltid finns en balans. När bolaget köper något ska pengar försvinna från bankkontot, motsvarande summa ska bokföras som en utgift och det som köps in ska föras in i bokföringen som ett inköp, berättar Sanja.
– Om man inte är noga med att hålla isär bolagets pengar från den privata ekonomin kan det med tiden bli svårt att avgöra vem som betalar för vad. Om man INTE särskiljer krånglar det helt enkelt till det i bokföringen, vilket i värsta fall kan vara olagligt, fortsätter hon.
Läs också: Så kan Wint ge dig stenkoll på företagets ekonomi
Förbjudet lån – vad händer om jag inte håller isär pengarna?
Eftersom det är viktigt att vara tydlig med vilka pengar som är bolagets och vilka som är dina, finns det regler för vilken typ av uttag och överföringar som är tillåtna att göra i ett aktiebolag. De reglerna finns till både för att skydda bolagets kapital och för att förhindra konsumtion med obeskattade pengar.
Dessa regler säger att det är förbjudet för aktiebolag att låna ut pengar till sina aktieägare, samt alla som ingår i den så kallade ”förbjudna kretsen”, det vill säga styrelsemedlemmar, VD, delägare samt deras närstående.
– Om ett aktiebolag ändå skulle låna ut pengar till någon av dessa personer uppstår en skuld till bolaget från den som fått pengarna, vilket klassas som ett förbjudet lån. Om ett sådant skulle uppdagas i en årsredovisning kan det leda till en utredning om ekobrott och i värsta fall en fängelsedom, varnar Sanja och fortsätter:
– Därför är det oerhört viktigt att du som företagare aldrig betalar ut pengar till dig själv, eller någon annan i den förbjudna kretsen om det inte är i form av lön, utdelning eller som återbetalning av egna utlägg eller eget kapital som du satt in i bolaget.
Vissa privata inköp kan bolaget bekosta
Det är viktigt att inte betala ut pengar till sig själv alltså. Men hur funkar det med köp av varor och tjänster då? Kan jag låta bolaget stå för några av mina privata kostnader? Som grundregel är svaret på den frågan nej – åtminstone om du vill slippa förmånsbeskattning. Sanja utvecklar:
– Det du köper med bolagets pengar ska i huvudsak användas av och i företaget. Det innebär att du inte kan låta företaget stå för en helt privat kostnad, vad den än gäller. Däremot kan du såklart till exempel använda din företagsfinansierade tjänstebil privat, så länge du också förmånsbeskattas för det, berättar hon.
Det är alltså möjligt att låta företaget betala vissa kostnader, men du ska i så fall förmånsbeskattas för dem, vilket i förlängningen innebär att det blir du som privatperson som står för kostnaden i alla fall.
Läs också: Så funkar Wint i företagarens vardag
Förmånsbeskattning – hur funkar det?
– Förmånsbeskattning finns till för att göra det lika dyrt för dig som privatperson att låta bolaget betala för något som om du skulle tagit ut lön och köpt samma sak för privata pengar, berättar Sanja.
Är du anställd (vilket du räknas som om du driver ett AB), är det arbetsgivaren (dvs ditt bolag) som betalar in skatten till Skatteverket. Förmånen registreras på din lönespecifikation, vilket i sin tur ökar på skatten som dras från din lön.
Sanja tipsar dock om att det finns ett fåtal privata kostnader som företaget kan stå för utan att du behöver förmånsbeskattas, till exempel friskvård, mobiltelefon med fast abonnemang, vissa tekniska produkter som kan användas både privat och i arbetet samt utbildning.
– Så länge alla anställda i bolaget får samma erbjudande, kan du till exempel erbjuda ett skattefritt friskvårdsbidrag på upp till 5 000 kr om året, vilket i praktiken innebär att bolaget skulle kunna finansiera alla anställdas gymkort. Förutsatt att årskostnaden är på maximalt 5 000 kr alltså, berättar Sanja.
– Men grundregeln är ändå att privata inköp ska betalas av dig som privatperson, medan bolagets pengar ska användas till bolagets kostnader. På så sätt blir det enklare att upprätthålla en korrekt bokföring och säkerställa att du som företagare alltid håller dig på rätt sida av lagen, avslutar hon.
